Por: Luciana Lavôr

Há três anos, a Follow-Up se tornou uma empresa 100% on-line, com cerca de 25 colaboradores. E isso não se deveu à pandemia da Covid-19. Muito antes de março de 2020, sentimos a necessidade de reduzir a equipe de funcionários e, pouco a pouco, passamos a contar com prestadores de serviços trabalhando em suas casas. Como esse modelo funcionou bem, alguns funcionários também optaram por trabalhar duas ou mais vezes por semana em casa.

Após tomarmos a decisão de seguir o caminho da empresa 100% on-line, passamos por diversas fases de adaptação na transição do trabalho em equipe local para full-time remoto.

Gradualmente, fomos reduzindo a necessidade de ir ao escritório para fazer reuniões e começamos a usar os recursos de reuniões e comunicações on-line. Há muito tempo já utilizávamos o Skype como ferramenta de comunicação interna e externa, e não mais o telefone ou “encontros em pessoa”, o que é muito comum em nosso ramo devido ao grande número de freelancers que trabalham remotamente. Até que, em novembro de 2019, adotamos definitivamente o escritório virtual.

Observamos algumas vantagens na migração do escritório físico para o virtual:

a)       Aumento da produtividade devido à eliminação do tempo de deslocamento

b)      Maior criatividade e consequente busca de comunicações mais eficazes, rápidas e objetivas

c)       Reuniões mais frequentes, porém mais rápidas e produtivas

d)      Significativa redução de custos

Notamos, ainda, que as pessoas ficaram felizes em ter mais tempo para suas famílias e vidas pessoais.

Vale comentar que, com a pandemia, aceleramos o aprendizado nesses aspectos acima. Todos passaram a exercitar as comunicações remotas diariamente e, com isso, aumentamos a experiência da empresa como um todo nessa área.

Há, no entanto, os calcanhares de Aquiles na modalidade de equipe 100% on-line:

a)       Comunicabilidade da equipe, pois é necessário estabelecer um horário comum em que todos estejam comunicáveis

b)      Engajamento de novos colaboradores (não temos mais o “tour pelo escritório”); o onboarding acontece integralmente de forma on-line

c)       Capacitação tecnológica de todos em seus ambientes de trabalho

Como contrapontos a esses desafios, desenvolvemos estratégias eficazes e efetivas como:

a)       Revisamos nosso processo de onboarding, introduzindo entrevistas, apresentações e tutoriais mais frequentes para os novatos da equipe

b)      Mantemos e comunicamos a cultura da empresa por meio de ferramentas interativas (equivalentes à antiga intranet), tornando acessíveis informações variadas da empresa, desde notícias sobre projetos bem-sucedidos, aniversários, períodos de férias/ausências e entrada/saída de colaboradores a datas de eventos e conferências da nossa indústria

c)       Monitoramos a configuração de equipamentos e internet de cada membro da equipe, oferecendo a devida manutenção preventiva e corretiva

d)      Treinamos nossos gestores para que desenvolvam uma comunicação cuidadosa e focada no engajamento dos envolvidos. Gerenciar uma equipe remota requer mecanismos eficazes de prevenção contra a não compreensão da missão da empresa.

São estratégias bem-sucedidas e que funcionam. Podemos dizer que a migração para o modelo 100% on-line deu 100% certo! No entanto, no fundo, ainda sentimos falta do cafezinho no corredor ou na sala de reuniões antes de a reunião começar. Mas também há antídotos para isso! Instituímos almoços mensais e happy hours presenciais eventuais que agregam valor às relações.

Afinal de contas, somos um negócio de pessoas e pessoas precisam desse contato “olho no olho”, com sentimentos e sensações ao vivo, fora de telas e teclas. Talvez essa simples percepção já faça toda a diferença no sucesso da empresa remota.